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Référence 6883

Poste à pourvoir : Assistant(e) administratif(ve)

Contrat : CDI

A partir de : 01/05/2021

Rythme : Temps plein

Heures : 35H

Horaires : 9H-12H30 / 14H-17H30

Rémunération : SMIC + Variables trimestrielles (part du résultat semi-net + atteinte d’objectifs = 1400 € annuel pour 100% des objectifs), Prime semestrielle été/hiver, Participation

Détails du poste

Groupe Actual, créateur de solutions pour l’emploi et pour les compétences. Depuis 1991, année de sa création, Actual est devenu un groupe référent sur le marché du travail avec ses solutions innovantes dans le recrutement et le détachement de compétences.

A l’origine réseau d’agences intérim, Actual est aujourd’hui une véritable interface de l’emploi « sous toutes ses formes », avec une offre élargie qui le rend unique et avec une vision novatrice de la Relation entre tous les acteurs du domaine : entreprises, candidats à l’emploi, institutionnels, etc.

Le groupe Actual est constitué de 240 agences d’emploi locales, 1 cabinet de recrutement composé de 11 bureaux en région et des activités expertes au niveau national. Actual, c’est aussi 1200 collaborateurs permanents animés par des valeurs et convictions humanistes fortes, 11 500 clients, plus de 72 000 collaborateurs intérimaires détachés en mission chaque année, 6200 personnes formées.

 

Nous recherchons, pour notre Direction Ressource, et plus particulièrement le Pôle Développement des Compétences Intérimaires, un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

En étroite collaboration avec les Assistants Formation (AF) et les Chargés de Formation (CF), il(elle) les assistera dans la gestion et le suivi administratif et financier des dossiers de formation des intérimaires.

 

Principales missions :

*Animation du réseau : Accueillir – Conseiller/Renseigner – Accompagner

– Oriente les appels téléphoniques vers l’AF/CF concerné

– Vérifie la saisie des contrats de formation des dossiers « Plan de formation » (formations courtes de type réglementaires, sécurité/prévention…) dans le logiciel de gestion des intérimaires des agences

– Relance les agences pour modifications nécessaires sur les contrats

– Transmet aux agences les feuilles d’émargement afin qu’elles puissent établir les paies

– Copie et envoie les diplômes de fin de formation aux agences pour transmission aux candidats

 

*Gestion Administrative : Contractualiser avec l’Organisme de Formation (OF) – Veiller à la conformité des dossiers – Garantir l’intégrité des données saisies dans l’outil de gestion de la formation (Excel)

– Gère le courrier/mails (entrant/sortant)

– Rapproche les dossiers à réception de pièces

L’Assistant Administratif est garant de la qualité, la conformité et la complétude des dossiers « Plan de formation ».

– Suit et répond aux relances de factures des Organismes de Formation

– Assiste le Responsable Back-Office et les Référents de Pôle sur des missions ponctuelles

– Relance les Organismes de Formation pour modification de documents et/ou complétude des dossiers « Plan de formation »

 

*Gestion financière : Émettre les Bons A Payer (BAP) sur les factures des prestataires – Émettre les demandes de remboursement et en assurer le suivi

– Scanne les factures dans le système de workflow ELO après validation et commentaires des équipes (AF/CF)

– Effectue des demandes de remboursement sur la plateforme mise à disposition de notre OPCO et assure le suivi de celles-ci

 

*Analyse : Simplifier notre activité

– Participe aux projets visant l’optimisation des processus, des traitements et des outils

Compétences et Savoir-être
  • Savoir-faire opérationnels : 
    • Capacités organisationnelles 
    • Grande efficacité 
    • Réactivité en temps réel 
    • Adaptabilité au flux, agilité
    • Maîtrise des outils bureautiques : Excel, internet, Suite Google apprécié,
    • Savoir gérer la confidentialité des informations et des données 
    • Rédactionnel correct

 

  • Savoir-être : 
    • Qualités relationnelles 
    • Aptitude au travail en équipe et en transversal avec de nombreux interlocuteurs 
    • Rigueur exigée
    • Implication
Autres infos utiles

Avantages (tickets restaurant…) Chèques déjeuner, mutuelle

Formation En gestion et/ou administratif Non

Expérience Dans l’administratif/secrétariat Oui

Permis B obligatoire : Non

Aptitudes physiques nécessaires pour le poste : Station Assise prolongée

Aptitudes environnementales nécessaires pour le poste : Open space

Aptitudes sensorielles nécessaires pour le poste : Bonne vision

Date limite de transmission des candidatures : 15/04/2021

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