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Référence 8651

Poste à pourvoir : Assistant(e) Formation

Contrat : CDD

Durée : 3,5 mois

A partir de : 13 avril 2022

Rythme : Temps plein

Heures : 37h30

Détails du poste

ACCUEIL

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique
  • Conseiller et répondre aux besoins des clients
  • Participer aux manifestations mettant en avant CCI Formation (portes ouvertes, salons, forums…)
  • Gérer les demandes internet (via YPAREO-traitement ou faire suivre)
  • Faire le lien avec les partenaires pour les apprenants

RELATIONS ADMINISTRATIVES AVEC LE CLIENT : OPCO, entreprises d’accueil, Conseil Régional, Pôle Emploi, apprenants…

  • Enregistrer et suivre les contrats d’apprentissage, de professionnalisation, des étudiants… (saisie et envoi des conventions accompagnées des plannings et des programmes)
  • Facturer et suivre les prestations CCI Formation
  • Gérer les interfaces avec les acteurs internes et externes concernés (OPCO, entreprises, parents, Conseil Régional, Mission Locale, fournisseurs, partenaires …)

SUIVI ADMINISTRATIF DES APPRENANTS

  • Participer à la conception et au suivi des livrets d’apprentissage et de formation
  • Planifier et organiser les conseils de classes, examens / CCF et des jurys
  • Gérer des apprenants :
    • Participer aux inscriptions et recrutements des candidats (via Parcours Sup, AFFLENET, YPAREO …
    • Organiser les surveillances (recrutement et examens)
    • Suivre les inscriptions et épreuves d’examens
    • Suivre les attestations, les conventions de formation professionnelle et de stage….
    • Suivre les enquêtes et de l’insertion professionnelle
    • Transmettre régulièrement de l’information aux apprenants
    • Participer à la gestion de la vie scolaire

ADMINISTRATION DES INTERVENANTS

  • Planifier, sous YPAREO ; des groupes classes avec adaptation des ressources (salles, matériels…)
  • Gérer et suivre administrativement les dossiers des intervenants :
  • Recueillir les pièces constitutives du dossier individuel
  • Gérer les demandes d’autorisation d’enseigner
  • Mettre en œuvre les contrats des formateurs – suivi des heures dispensées par les formateurs et interface avec la DRH pour le paiement mensuel des prestations pédagogiques réalisées…
  • Vérifier les factures des fournisseurs, formateurs honoraires, vacataires ou en portage salarial
  • Participer aux réunions pédagogiques dans le respect des procédures internes
  • Suivre les intervenants : feuilles d’émargement, contrats, règlements, relais en l’absence du responsable pédagogique

Il (elle) sera également amené (e) à :

  • Mettre à jour des tableaux de bord d’activité
  • Participer à des projets transversaux
  • Veiller à l’application du Système qualité et participer à son amélioration
  • Assurer une veille sur les nouvelles législations.
Compétences et Savoir-être
  • Formation supérieure (BTS gestion PME-PMI, gestion comptable, IUT gestion et organisation des entreprises)
  • Expérience de la prise en charge de dossiers confiés et d’une collaboration administrative et logistique auprès de plusieurs collaborateurs
  • Compétences rédactionnelles permettant d’être autonome pour la rédaction de contenus diversifiés
  • Être force de proposition pour optimiser le traitement des dossiers confiés et améliorer les process et outils de reporting
  • Autonomie, sens du service client interne et externe, adaptabilité des compétences relationnelles à des situations diversifiées, prise d’initiatives
  • Maîtrise totale des outils de bureautique
  • La connaissance du logiciel YPAREO serait un plus
  • Sens de l’organisation
Autres infos utiles

Diplôme BTS Assistant Gestion PME PMI Oui

Date limite de transmission des candidatures : 30/04/2022

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